Tu contador necesita declarar por ti, una persona de tu equipo emite las facturas o un sistema de facturación tiene que conectarse con SUNAT. En todos esos casos la tentación es compartir la Clave SOL principal, y es justo lo que no conviene hacer. Para eso existen los usuarios secundarios.
Te explicamos qué son, cómo crearlos y qué cuidados tener al darles permisos.
¿Qué es un usuario secundario?
Un usuario secundario es un usuario y una clave adicionales que el titular del RUC crea desde su propia Clave SOL para delegar todas o algunas de las operaciones de SUNAT Operaciones en Línea a otra persona.
Lo más importante que debes saber: SUNAT considera que las consultas y trámites que haga un usuario secundario los hiciste tú, como titular. Por eso solo debes crearlos para personas de confianza y con los permisos estrictamente necesarios.
Algunos usos habituales:
- Que tu contador presente declaraciones y consulte tu situación tributaria.
- Que una persona del área administrativa emita comprobantes electrónicos.
- Que un sistema o proveedor de facturación electrónica envíe comprobantes a SUNAT en tu nombre.
Antes de empezar
Ten a la mano:
- Tu usuario y Clave SOL principal (si la olvidaste, revisa cómo recuperar tu Clave SOL).
- El tipo y número de documento de identidad de la persona. Si su documento no es DNI, también sus nombres y apellidos.
- Su correo electrónico (opcional, según la guía de SUNAT).
- Una lista clara de qué opciones necesita usar esa persona.
Pasos para crear un usuario secundario
Según la guía de SUNAT, el proceso es el siguiente:
- Ingresa a SUNAT Operaciones en Línea con tu Clave SOL.
- Busca la opción «Administración de usuarios secundarios» en el menú de la parte superior (en algunas versiones aparece como «Administración Usuarios», dentro de los accesos directos).
- Haz clic en «Crear Usuario».
- Ingresa el tipo y número de documento de la persona y, si corresponde, sus nombres, apellidos y correo.
- Define el usuario y la clave que usará y haz clic en «Siguiente».
- Verifica los datos. Si están bien, haz clic en «Asignar Perfiles»; si no, usa «Retroceder» para corregirlos.
- En la pantalla de asignación de perfiles, marca los perfiles y opciones a los que tendrá acceso.
- Haz clic en «Siguiente», revisa el resumen y, si todo es correcto, pulsa «Grabar».
Las pantallas de SUNAT cambian con el tiempo. Si un nombre de menú no coincide, sigue las indicaciones del sistema o la guía oficial de usuarios secundarios.
Cómo asignar perfiles sin riesgos
Cada perfil agrupa opciones de un mismo tema (por ejemplo, declaraciones o comprobantes). Cuando marcas un perfil, el sistema selecciona todas sus opciones; puedes desmarcar las que no quieras autorizar.
En Datios recomendamos aplicar la regla del mínimo necesario:
- Da solo los permisos que la persona usa en su trabajo diario. Si emite facturas, no necesita, por ejemplo, modificar los datos de tu RUC.
- Crea un usuario distinto por persona o por sistema. Así sabes quién hizo qué y puedes quitar un acceso sin afectar a los demás.
- Revisa los usuarios secundarios de vez en cuando y desactiva los que ya no se usan (por ejemplo, si cambias de contador o de proveedor de facturación). Desde la misma opción de administración de usuarios secundarios puedes gestionar sus perfiles y estados.
Conclusión
El usuario secundario te permite delegar trámites sin entregar tu Clave SOL principal, pero todo lo que haga cuenta como hecho por ti: elige bien a quién se lo das y qué puede hacer. Si quieres ver qué operaciones puedes delegar, revisa qué trámites se pueden hacer con la Clave SOL, y si aún no tienes tu clave, empieza por cómo obtenerla por internet. Y si estás armando tu negocio, revisa la guía del emprendedor paso a paso.
