Cuando una empresa encarga a otra una parte de su trabajo, hablamos de outsourcing, también llamado tercerización o subcontratación. En el terreno contable, significa confiar a un estudio o a un profesional externo el manejo de tus operaciones contables y tributarias, en lugar de mantener un área de contabilidad dentro de tu empresa.
Para muchas pymes es la forma más práctica de tener la contabilidad en orden sin distraerse del negocio. Te explicamos qué incluye, qué ventajas tiene, cuándo conviene y qué revisar antes de contratar.
Qué incluye un servicio de outsourcing contable
El alcance varía según el proveedor y lo que contrates, pero normalmente comprende:
- Registro de operaciones: ventas, compras, gastos y movimientos bancarios.
- Libros y registros contables que te exige tu régimen tributario. La SUNAT los define según el régimen y el nivel de ingresos, desde solo los registros de compras y ventas hasta la contabilidad completa.
- Declaraciones y pagos mensuales de IGV y de impuesto a la renta, dentro del cronograma de la SUNAT.
- Declaración anual del impuesto a la renta.
- Planilla: cálculo de remuneraciones, beneficios sociales y declaraciones laborales, si tienes trabajadores.
- Estados financieros e informes de gestión para que sepas cómo va tu negocio.
- Atención de requerimientos de la SUNAT y planeamiento tributario.
Ventajas frente a tener un área contable propia
- Costos más previsibles: pagas una tarifa por el servicio en lugar de mantener sueldos, beneficios, equipos y programas de un área interna.
- Especialistas al día: la normativa tributaria cambia con frecuencia, y un estudio contable se dedica a seguir esos cambios.
- Más tiempo para tu negocio: tú y tu equipo se concentran en vender, producir y atender clientes.
- Continuidad: si una persona del estudio se va o se enferma, el servicio sigue; con un solo contador interno, todo depende de él.
- Una mirada externa: alguien ajeno al día a día detecta más fácilmente gastos sin sustento, errores de registro o riesgos tributarios.
¿Cuándo le conviene a una pyme?
El outsourcing contable suele encajar cuando:
- Tu volumen de operaciones no justifica contratar a un contador a tiempo completo.
- Estás creciendo y lo que antes resolvías tú ya te quita demasiado tiempo.
- Pasaste a un régimen o a un nivel de ingresos que exige más libros.
- Has tenido multas, declaraciones rectificatorias o atrasos y necesitas poner orden.
Si te reconoces en alguno de los problemas de nuestro artículo sobre errores de contabilidad en las pymes, probablemente sea momento de pedir ayuda.
Lo que no cambia aunque tercerices
Delegar la contabilidad no significa delegar la responsabilidad. Ante la SUNAT, las obligaciones siguen siendo de tu negocio: el Código Tributario obliga al contribuyente a llevar sus libros, conservar sus documentos y cumplir sus declaraciones. Y si la empresa deja de pagar sus tributos por dolo, negligencia grave o abuso de facultades, la SUNAT puede atribuir responsabilidad solidaria a sus representantes legales.
Por eso conviene que sigas involucrado: revisa los informes, entrega la información a tiempo y pregunta lo que no entiendas.
Qué revisar antes de contratar
- Que sea un contador público colegiado o un estudio que trabaje con profesionales colegiados, y que pueda mostrarte referencias verificables.
- Que el alcance quede por escrito: qué incluye la tarifa, qué se cobra aparte (por ejemplo, la declaración anual o la atención de fiscalizaciones) y en qué plazos te entregarán cada cosa.
- Que la información siga siendo tuya: acuerda que recibirás tus libros, registros y estados financieros cada mes, y que podrás llevártelos si cambias de proveedor.
- Que el acceso a SUNAT sea seguro: no compartas tu Clave SOL principal. Crea un usuario secundario con los permisos necesarios; te enseñamos cómo en pasos para habilitar un usuario secundario de la Clave SOL.
- Que haya comunicación fluida: un responsable asignado, un canal claro para tus consultas y un resumen mensual en lenguaje sencillo.
En resumen
El outsourcing contable te da acceso a especialistas por una fracción del esfuerzo que supone montar un área propia, y te libera tiempo para hacer crecer tu negocio. Elige bien al proveedor, deja el alcance por escrito y mantente al tanto de tus números. Para seguir ordenando tu empresa, encontrarás más recursos en nuestra guía del emprendedor.
